Deel 5 van een reeks van 5 blogs over ziekteverzuim en werkgeluk
In jouw werk als leidinggevende in een branche waarin de mens centraal staat, word je vaak geconfronteerd met ziekteverzuim onder jouw medewerkers. Je hebt een volle agenda en wil graag tijd besparen waar je kan. Dit laatste deel van de reeks gaat jou daarbij helpen.
Dit vijfde deel geeft namelijk een overzicht van alle tips voor jou als leidinggevende uit alle delen.
In een reeks van 5 blogs over dit onderwerp wil ik het hebben over cruciale factoren bij ziekteverzuim, de spelers in een verzuimproces en hoe het actief bevorderen van werkgeluk een krachtig instrument kan zijn om ziekteverzuim te voorkomen en te verkorten. (terug lezen: deel 4)
De kracht van werkgeluk
Werkgeluk is geen modewoord, maar eerder een sleutel tot een gezonde en stimulerende werkomgeving. Gelukkige medewerkers zijn gemotiveerder, veerkrachtiger en minder vatbaar voor stress en ziekte. Vooral in de zorg en het onderwijs, waar de werkdruk vaak hoog is, kan werkgeluk het verschil maken.
Werkgeluk draait om:
voldoening ervaren
je competent voelen
goed voor jezelf zorgen en opkomen
balans tussen je werk en je privéleven
plezier hebben in wat je doet en met wie je dat doet
Als leidinggevende heb je daar veel invloed op. Jij kunt het goede voorbeeld geven met jouw gedrag. Het begint bij het creëren van een positieve werkcultuur waarin medewerkers zich gewaardeerd en betrokken voelen. Ook de medewerker zelf kan veel doen aan meer werkgeluk ervaren, als hij/ zij zich bewust is wat werkgeluk is en wat voor invloed je daar op hebt.
Praktische tips voor leidinggevende preventie ziekteverzuim
Ik heb de tips voor leidinggevende preventie ziekteverzuim onderverdeeld in 5 categorieën:
1. Communicatie
Met stip op één is communiceren met jouw medewerkers. Dat is van groot belang voor werkgeluk en laag ziekteverzuim.
Wees een betrokken leidinggevende die luistert, begrip toont en actief bezig is met het welzijn van medewerkers. Toon empathie.
Wees open over verwachtingen, belangen en grenzen. Medewerkers moeten weten dat ze hun situatie kunnen bespreken en dat er begrip is voor hun mogelijkheden en beperkingen. Dit maakt een effectief re-integratieplan mogelijk dat rekening houdt met de behoeften van de medewerker. Ook jij als leidinggevende kan beter open zijn over jouw verwachtingen, belangen en grenzen. Hoe duidelijker dit is, hoe beter.
Moedig openheid aan. Creëer een veilige omgeving waarin medewerkers open kunnen zijn over hun gezondheidssituatie en de uitdagingen die ze tegenkomen. Uiteraard met in achtneming van de privacy wetgeving. Een medewerker hoeft jou als leidinggevende geen inzicht te geven en niet alle vragen mag je stellen. Het vastleggen van medische gegevens mag ook niet. Toch is het mijn ervaring dat oprechte belangstelling altijd een ingang is tot een goed gesprek. De meeste medewerkers willen graag hun verhaal en zorgen delen en begrip van jou ontvangen
Concrete zaken om te bespreken: - Frequentie van contact houden; betrokkenheid tonen, elkaar op de hoogte houden - Grenzen aangeven wat wel en niet kan op het werk en wat wel en niet gaat in de opbouw - Afstemming tussen alle betrokkenen, zodat iedereen op de hoogte is van gemaakte afspraken en de richting en snelheid van de re-integratie kent - Afspraken maken en nakomen, doen wat je zegt en zeggen wat je doet - Terugkoppelingen aan elkaar geven over bijvoorbeeld organisatieveranderingen, wisselingen onder collega’s en leidinggevenden, interventies en gemaakte afspraken met behandelaars, terugvallen of oplevingen.
2. Tijd maken
Hoe druk jouw agenda ook is, jouw medewerkers zijn jouw belangrijkste prioriteit als leidinggevende. Tijd vrij maken om in hun behoeftes te kunnen voorzien, is hierbij belangrijk.
Maak ruim tijd voor jouw zieke medewerker. Hij of zij merkt het als jij gehaast bent en zal zich minder serieus genomen voelen.
Wacht geen weken na een ziekmelding om contact te hebben. Een korte rustperiode, een week of twee weken, om afstand te nemen van het werk kan nuttig zijn. In gesprek gaan over wat er aan de hand is en wat er nodig is om te herstellen, is in het belang van de medewerker en het werk.
Houd regelmatig contact, zeker als de afstand tussen het werk en je medewerker fysiek groter is, doordat men thuis zit of minder uren werkt.
Heb geduld. Re-integratie is een proces dat tijd en geduld vereist, zowel van de medewerker als van de werkgever en collega's.
3. Vormgeven van de re-integratie
De Wet verbetering poortwachter geeft richtlijnen en procedures die je moet volgen. Dat is belangrijk om aan vast te houden, maar maatwerk blijft nodig om jouw medewerker te geven wat hij of zij nodig heeft.
Ben met jouw mensen bezig, niet met cijfers en beleidsstukken. Ga niet zitten op procedures, cijfers als de meldingsfrequentie en de verzuimduur en ben niet alleen bezig met het dossier op orde krijgen voor het UWV. Dat zijn op zich belangrijke zaken, maar je kunt ze niet beïnvloeden van achter je bureau.
Volg aanbevelingen van behandelaars op die jouw medewerker krijgt aangereikt
Biedt flexibiliteit in werkuren en taken tijdens de re-integratieperiode
Wat een medewerker wil moet voor jou als leidinggevende en de werkgever wel enigszins haalbaar zijn. Is het dat niet, vind dan samen de compromis.
Als niet gelijk sprake kan zijn van passende (medische) behandeling, vergoed in de tussentijd een coach om de re-integratie een extra impuls te geven. Deze investering in de gezondheid van medewerkers kan op lange termijn ziekteverzuim verminderen. Als jouw medewerker zo twee weken eerder weer aan het werk is, zijn de kosten er snel uit.
4. Je medewerker stimuleren
Vraag je medewerker wat hij of zij wil in de re-integratie. Het is belangrijk dat de medewerker zelf regie en verantwoordelijkheid pakt voor het herstel. Het is niet vanzelfsprekend dat de medewerker zelf ook nadenkt over wat hij/ zij wil, dat men zich durft uit te spreken over hun eigen wil en grenzen. Het is in jouw belang om daar achter te komen en de medewerker daarin te stimuleren.
Denk aan de volgende aspecten waarop je de wensen en doelen van de medewerker wil weten: - Met wie wil iemand contact houden tijdens afwezigheid? - Wat wil iemand wel en niet van collega’s horen tijdens afwezigheid - Wil iemand op de eigen locatie re-integreren of liever ergens anders? - Wil iemand in jouw eigen functie re-integreren of liever in een andere functie - Welke taken wil iemand het eerste weer gaan oppakken? - Wil iemand terug naar het werk wat hij/zij deed? - Wil iemand terug naar het aantal uren dat hij/zij werkte? - Wat wil iemand veranderen om in de toekomst uitval te voorkomen? - Wat wil iemand meegeven aan de werkgever om uitval van andere collega’s te voorkomen?
Moedig je medewerker aan om zich in zijn of haar ziekte of diagnose te verdiepen, zodat zij en jij weten wat belangrijk is voor herstel.
Het is belangrijk om als leidinggevende of als medewerker op een HR afdeling het verhaal van een verzuimende medewerker te achterhalen. Dan wordt duidelijk wat re-integratie belemmert of vertraagd en wat er nodig is dit op te lossen. Deze aandacht en oprechte interesse in de mens achter de kwaal, zal vaak al voldoende zijn om iemand weer fijn te laten werken. Soms is er meer nodig.
5. De vijf basis ingrediënten van werkgeluk
Per werkgeluk ingrediënt kun jij voor je medewerkers veel betekenen. Kijk naar deze tips voor leidinggevende preventie ziekteverzuim.
1. Voldoening ervaren
Als leidinggevende kun je:
Spreek regelmatig je waardering uit naar je mensen
Laat je mensen hun waardering voor elkaar uitspreken
Focus op wat goed gaat en neem dat niet voor vanzelfsprekend aan
Vraag je team regelmatig hoe ze in hun werk staan en of ze nog op hun plek zitten
Laat je team hun individuele kwaliteiten inzetten
Dit gevoel van voldoening kan helpen voorkomen dat ze zich ziek melden, omdat ze zich gewaardeerd en erkend voelen. Meer over voldoening halen uit je werk, lees je in mijn blog fluitend naar je werk.
2. Je competent voelen
Er is een verschil tussen competent zijn en competent voelen. Daar mag je als leidinggevende alert op zijn, zodat je de juiste interventie kan inzetten:
Als een medewerker niet competent is, kun je training en scholing inzetten
Als een medewerker zich niet competent voelt, kun je jouw waardering regelmatig uitspreken over alles wat er goed gaat. Ook kun je coaching inzetten.
3. Goed voor jezelf zorgen en opkomen
Geef jouw medewerkers het goede voorbeeld en zorg goed voor jezelf:
Eet gezond en gevarieerd en neem er de tijd voor tijdens je werk
Beweeg regelmatig zowel buiten het werk, als tijdens het werk door bijvoorbeeld de trap te nemen, te wandelen tijdens je pauzes of oefeningen te doen als je veel achter je computer hebt gezeten
Doe wat goed voelt voor jou. Dat betekent ondermeer nee durven zeggen, grenzen aangeven, lief zijn voor jezelf en doen wat bij jou past.
Meer over het belang van een goede zelfzorg, lees je in mijn blog De 12 stappen voor zelfzorg.
4. Balans tussen werk en privé
Balans is niet statisch, het is altijd in beweging. Iedereen heeft zelf invloed op de inrichting van zijn of haar leven en moet daar keuzes in maken. Als leidinggevende kun je een medewerker stimuleren deze keuzes te maken voor zichzelf. Ik heb daar een handige tool voor beschreven in mijn blog Eerste hulp bij werkdruk. Als leidinggevende kun je het goede voorbeeld geven door:
Privé-tijd te respecteren
Geen verplichte app-groepen te hebben
Op tijd naar huis gaan
Vakantiedagen op te nemen en niet op te sparen
Mensen aan te moedigen het werk op het werk te laten.
5. Plezier hebben in wat je doet en met wie je dat doet
Medewerkers die met plezier naar hun werk gaan, hebben een positieve kijk op hun taken en collega's. Jij kunt dit stimuleren door:
Positieve aandacht
Leuke dingen organiseren
Complimenten geven
Elkaar leren kennen
Samen plezier te maken.
Meer informatie over de 5 basis ingredienten voor werkgeluk lees je in mijn blog hierover
Tenslotte
Door jouw focus te leggen op wat echt belangrijk is, jouw teamleden, kun je ziekteverzuim voorkomen, verkorten en verminderen.
Door medewerkers te ondersteunen in het ervaren van voldoening, competentie, zelfzorg, balans en plezier, kan ziekteverzuim worden voorkomen en de algehele gezondheid en tevredenheid van het personeelsbestand worden bevorderd.
Dit was het laatste deel uit de reeks van vijf blogs over de kracht van werkgeluk en de relatie met verzuim.
De andere delen vind je hier:
