“We laten haar gewoon beginnen met een uurtje koffie in de week.”
Hoe vaak hoor je dat niet als leidinggevende? Het klinkt vriendelijk, veilig en overzichtelijk. Maar eerlijk? In de praktijk werkt het zelden echt goed.
De gedachte achter het koffie-uurtje is vaak goed bedoeld: rustig opbouwen, wennen aan het werk, weer wat contact met collega’s. Alleen in veel gevallen voelt het voor de medewerker vooral ongemakkelijk, nutteloos of zelfs stressvol.
In dit blog lees je waarom het koffie-uurtje meestal géén goed idee is en hoe je wél zorgt voor een duurzame re-integratie die echt werkt. Voor zowel medewerker als team.

Waarom het koffie-uurtje vaak meer kwaad dan goed doet
Een medewerker die langdurig ziek is geweest, komt vaak met spanning of onzekerheid terug. Dat eerste “uurtje koffie” lijkt laagdrempelig, maar het roept in werkelijkheid vaak onduidelijkheid en onveiligheid op.
Ze voelen zich bekeken (“Oh, daar is ze weer!”), weten niet goed wat hun rol is (“Moet ik iets doen? Mag ik iets doen?”) en zien ondertussen hoe druk hun collega’s het hebben. En die collega’s? Die weten meestal ook niet wat de bedoeling is.
Het gevolg:
- De medewerker voelt zich eerder een last dan een waardevolle collega.
- De spanning neemt toe in plaats van af.
- De terugkeer duurt langer of mislukt zelfs.
Een kop koffie kan dus prima, maar niet als ‘re-integratieplan’.
Duurzame re-integratie is maatwerk, geen standaardformat
Iedere medewerker is anders.
De één is fysiek herstellende van ziekte, de ander mentaal uitgeput door stress, conflict of overbelasting. En ook de werkomgeving speelt een rol: het tempo, de cultuur, het teamgevoel.
Toch zie ik in veel organisaties nog steeds dezelfde reflex: “We doen gewoon even een uurtje koffie en dan bouwen we langzaam op.”
Maar dat is alsof je bij elke leerling hetzelfde lesplan afdraait, of in de zorg elke patiënt dezelfde behandeling geeft.
Re-integratie vraagt om maatwerk. En dat begint bij een écht gesprek.
De kracht van een goed gesprek
Een duurzame re-integratie start niet met een rooster, maar met een open gesprek.
Niet: “Wanneer kun je weer beginnen?”
Maar: “Wat heb jij nodig om weer goed te kunnen beginnen?”
Als leidinggevende kun je het verschil maken door oprecht te luisteren. Stel vragen als:
- Wat waren de redenen van het uitvallen?
- Welke factoren op het werk hebben meegespeeld?
- Wat moet er opgelost worden om duurzaam terug te keren?
- Van welke werkzaamheden krijg je energie?
- Wat zou helpen om met vertrouwen weer aan de slag te gaan?
Deze vragen helpen niet alleen om inzicht te krijgen in wat er misging, maar ook om samen te ontdekken wat wél werkt.
Drie praktijkvoorbeelden uit mijn coachpraktijk
- De collega-conflictcasus
Een medewerker kon niet terugkeren, omdat er al maanden spanning hing met een collega. Pas toen dit werd uitgesproken en opgelost, kon ze weer ontspannen naar haar werk. - De hulpmiddelenkast-case
Een ander begon niet met cliëntencontact, maar met het aanvullen en opruimen van alle kasten met hulpmiddelen. Waarom? Omdat ze daar rust en overzicht van kreeg — en het team enorm hielp. - De thuiswerker
Weer een ander startte met het bijwerken van elektronische dossiers vanuit huis. Zo droeg ze bij aan het werk, zonder meteen terug te hoeven in de hectiek van de werkvloer. Er was wel contact met collega’s en cliënten, maar in eerste instantie alleen via e-mail.
Drie totaal verschillende situaties — maar één gemene deler: ze pasten bij de medewerker zelf en werden samen bedacht. De medewerker gaf input en de leidinggevende regelde dat het kon.

Hoe je samen tot een re-integratieplan komt dat werkt
Een goed re-integratieplan is geen standaard Excel-schema, maar een levend document dat aansluit bij de persoon. Zo kom je er samen:
- Verzamel informatie: voer het gesprek met open vragen
- Onderzoek belemmeringen: kijk niet alleen naar taken, maar ook naar context en emoties
- Bepaal haalbare stappen: werk met kleine, concrete doelen die energie geven
- Evalueer regelmatig: wat werkt wél, wat nog niet?
- Stuur bij zonder oordeel: flexibiliteit is cruciaal bij herstel
De rol van jou als leidinggevende
Als leidinggevende heb je een enorme invloed op het succes van de re-integratie. Niet omdat jij het moet oplossen, maar omdat jij het proces kunt dragen.
Door ruimte te bieden voor kwetsbaarheid, open communicatie en maatwerk laat je zien: “Ik zie jou als mens, niet alleen als medewerker.”
Dat geeft vertrouwen en vertrouwen is precies wat nodig is om iemand duurzaam te laten herstellen.
Een valkuil is om het proces te ‘regelen’ in plaats van te begeleiden. Natuurlijk, je hebt verplichtingen richting HR en verzuimbegeleiding. Maar het echte herstel begint bij menselijk contact.
De psychologie achter duurzame re-integratie
Er spelen vaak drie onderliggende factoren die re-integratie bemoeilijken:
- Het is moeilijk, en dat wil je niet
We leven in een wereld waarin alles makkelijk en leuk moet zijn. Moeilijke gevoelens (angst, schuld, twijfel) vermijden we liever. Toch is juist dáár vaak de winst te halen. - Je denkt te veel in plaats van te doen
Zowel leidinggevenden als medewerkers kunnen blijven piekeren over wat wel of niet kan. Maar herstel vraagt om actie: iets proberen, ervaren, bijstellen. - Het sluit niet aan bij wat iemand écht wil
Als iemand terugkeert in een functie of werkwijze die eigenlijk niet meer past, blijft herstel kwetsbaar. Dan wordt het “werken aan re-integratie” in plaats van “weer werkplezier ervaren”.
Door aandacht te geven aan deze drie punten, bouw je niet alleen aan herstel, maar ook aan werkgeluk.
Hoe je als organisatie het verschil maakt
Een organisatie die duurzame re-integratie serieus neemt, wint op de lange termijn:
- Minder langdurig verzuim
- Hogere betrokkenheid
- Minder stress in het team
- En een cultuur waarin medewerkers zich veilig voelen om hulp te vragen
Dat vraagt om meer dan protocollen. Het vraagt om een cultuur van aandacht, vertrouwen en openheid.
Als werkgelukcoach help ik organisaties om die cultuur te versterken. Want re-integratie is niet alleen een HR-proces. Het is een kans om samen te groeien.

Samenvattend
Een kop koffie is een mooi begin van verbinding, maar geen plan voor herstel.
Echte re-integratie vraagt om luisteren, maatwerk en lef. Lef om af te wijken van de standaard en te kiezen voor wat écht helpt.
Dus stel jezelf als leidinggevende de vraag:
☕ “Doe ik dit omdat het hoort, of omdat het helpt?”
Sparren over duurzame re-integratie
Wil jij als leidinggevende sparren over hoe je een re-integratie écht goed aanpakt, op een manier die past bij jouw medewerker én jouw team?
Ik bied gratis kennismakingsgesprekken aan waarin we samen kijken hoe jij het verschil kunt maken.
👉 Plan hier je gratis kennismakingsgesprek
Samen zorgen we ervoor dat re-integratie geen verplicht nummertje wordt, maar een stap richting duurzaam werkgeluk.